Активні рахунки використовуються для обліку руху основних та оборотних засобів організації. Їхнє кінцеве сальдо може бути тільки дебетовим або нульовим. Пасивні рахунки застосовуються для обліку руху власного капіталу та зобов'язань. Їхнє кінцеве сальдо може бути тільки кредитовим або нульовим.
на пасивних рахунках збільшення зобов'язання відображають за кредитом, зменшення – за дебетом. Наприклад, компанія взяла кредит у банку. Збільшення боргу потрібно відобразити за кредитом рахунки 66, повернення та сплату відсотків – за дебетом. на пасивних рахунках має бути кредитове сальдо наприкінці періоду.
на пасивних рахунках відбивається рух джерел господарських коштів підприємства (статутний капітал, прибуток, позичка банку та ін.). Пасивний рахунок розташований у пасиві балансу. Суми операцій, що відповідають надходженню коштів за цим рахунком, реєструються у кредиті рахунки, а суми видаткових операцій – у дебеті.